TCE-CE atualiza Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos

TCE-CE-fachada

07/05/2013

Dando prosseguimento à política de gestão documental, o Tribunal de Contas do Ceará (TCE-CE) atualizou o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) das atividades meio e fim no âmbito da Corte de Contas. A Resolução Administrativa nº 08/2012, que institui a TTD, foi publicada no Diário Oficial do Estado (DOE) em 26/12/2012. De acordo com a nova Resolução, os diretores das Unidades remeterão anualmente, até o dia 30 de janeiro, ao Serviço de Arquivo do Tribunal os documentos cuja temporalidade estejam vencidos.  Deverá ser realizado da seguinte forma: cada área receberá uma cópia da Tabela e enviará ao Serviço de Arquivo os documentos, para fins de análise e destinação final, relacionados no “Formulário de Remessa de Documentos para Arquivo – FRDA”, disponibilizado para os servidores.

A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento fundamental de gestão dos documentos produzidos por uma instituição, pois nela se define os prazos de guarda (intervalo de tempo, baseado em estimativa de uso, em que os documentos devem ser mantidos na unidade produtora, ou seja, no arquivo corrente ou no intermediário) e sua destinação final (guarda permanente ou eliminação).

A TTD possibilita a racionalização do acervo, que cresce diariamente, e do espaço físico ocupado pelos documentos, permitindo descarte e definindo quais os documentos devem ser enviados e preservados no arquivo central deste Tribunal. Os documentos de guarda permanente são os considerados de valor histórico, que já cumpriram o prazo de valor probatório e os documentos de valor informativo.

Saiba mais – A política de gestão documental foi iniciada em 2007, com a Resolução nº 3212/2007 alterada pela Resolução Administrativa nº 07/2009, primeiramente, com as atividades-fim em conformidade com as normas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), criada pela Resolução nº 2723/2007 e nomeada pelo Presidente (Portaria nº 50/2012) é a responsável por acompanhar os processos de descarte de documentos (já foram realizados cinco descartes); propor medidas necessárias à efetiva implementação da Tabela de Temporalidade Documental – TTD e apresentar  minutas de atualizações da TTD das Atividades Meio (Recursos Humanos, Gestão Administrativa, Orçamentária, Financeira, de Materiais, Contratos entre outras) e da Atividade fim (Controle Externo).

Esse é um trabalho de racionalização da documentação do TCE e, com base em um tabela de temporalidade, é possível determinar com segurança o que é descartável e o que é permanente; criar condições para que essas informações e documentos aqui tratados e produzidos tenham adequada circulação e guarda de modo a permitir a preservação da memória institucional.

(Matéria Publicada no Site da Atricon em 07/05/2013: http://www.atricon.org.br/noticias/tce-ce-atualiza-codigo-de-classificacao-e-tabela-de-temporalidade-de-documentos/ e no Portal do TCE/CE em 07/05/2013: http://www.tce.ce.gov.br/imprensa/noticias/1195-tce-atualiza-codigo-de-classificacao-e-tabela-de-temporalidade-de-documentos) 

BIBLIOTECÁRIOS E ARQUIVISTAS DOS TCS DEBATEM AS CONSEQUÊNCIAS DA LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO PARA O SERVIÇO PÚBLICO

Veronica, Regina e Dalva no V Fórum do Bibliocontas                                                        em Florianópolis (SC), 2012.

“A Lei de Acesso à Informação, no Brasil, apesar de recente, apenas normatizou o que, na prática, já vinha sendo realizado na administração pública brasileira. Em termos de transparência, nosso país é referência mundial”.

Este foi um dos pontos apresentados pela diretora de Prevenção da Corrupção da Controladoria-Geral da União (CGU), Vânia Vieira, em palestra realizada na tarde da quinta-feira (27/9), dentro da programação do V Fórum Nacional de Bibliotecários e Arquivistas dos Tribunais de Contas. 

Segundo ela, além de ser um direito fundamental do indivíduo, ratificado no ordenamento jurídico brasileiro e inserido na própria Constituição Federal, o acesso à informação é um dos instrumentos que a sociedade tem para o combate à corrupção e que força a Administração Pública a aperfeiçoar a qualidade dos seus serviços.

Representando o Tribunal de Contas do Estado do Ceará (TCE-CE) neste Fórum, foram as servidoras Dalva Stella Nascimento Loureiro, da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), Regina Lúcia da Silva Braga, do Núcleo de Biblioteca e Documentação, e Maria Verônica Lima Marcelo, do Serviço de Arquivo.   “Foi muito proveitoso pois nos deu uma visão maior” disse Regina Lúcia, que complementou: “o encontro foi importante para a biblioteca do TCE-CE no sentido da abordagem, das inovações determinadas pela internet e pelos seus sistemas de engajamento – as redes sociais.”

Para a servidora Dalva, o encontro teve grande importância no setor de Arquivo, pois nossa gestão de documentos está bem adiantada. “Já fomos bastante elogiadas pelo nosso serviço”, assumiu. As redes sociais mudaram a forma de acesso à informação. A nova realidade, beneficiada pelo barateamento dos recursos tecnológicos, impactou no aumento da complexidade e do volume de dados e informações que devem ser geridos pelas organizações, colocando-as diante do desafio de encontrar a melhor estratégia para absorver tanto conhecimento. “Outro foco do encontro foi incentivar os bibliotecários a trabalhar junto com a equipe de jurisprudência, para fazer uma melhor catalogação das informações, organizando melhor os bancos de dados”, explicou Dalva Loureiro.

A transparência no setor público brasileiro já estava garantida, não apenas constitucionalmente, como também através da Lei de Responsabilidade Fiscal (lei nº 101/2000) e da Lei da Transparência (lei nº 131/2009). Referidos instrumentos, no entanto, limitavam-se às informações de gestão financeira. A Lei de Acesso à Informação ampliou ainda mais este leque, para qualquer informação produzida ou guardada pelos órgãos públicos e que não estejam protegidas pelo sigilo ou sejam de caráter pessoal.

A Lei de Acesso à Informação trouxe outras consequências para o serviço público, em todas as esferas administrativas. Uma delas foi o aprimoramento dos processos de gestão da informação, e que resultou no expressivo índice de atendimento às demandas constatadas na administração federal, da ordem de 92,1%, das cerca de 30 mil solicitações. A CGU, que centraliza os pedidos de informação de todos os órgãos e as entidades públicas federais, constatou ainda que o tempo médio de atendimento às solicitações de informação é de 10,1 dias, quando a lei estabelece um prazo de 20 dias, prorrogáveis por mais 10.

Outro reflexo da Lei de Acesso à Informação na administração pública federal, na visão da diretora da CGU, foi a mudança da cultura organizacional, na medida em que as informações e os documentos precisam ser melhor organizados a fim de agilizar o acesso por parte do cidadão. “Neste sentido, os arquivistas e bibliotecários passam a desempenhar função essencial para que a lei se cumpra eficazmente”, concluiu a diretora da CGU.

Ratificando esse entendimento, o professor Sérgio Albite Silva, doutor em Ciência da Informação pela Universidade Federal Fluminense, em painel que antecedeu a palestra sobre a Lei de Acesso à Informação, defendeu a necessidade da criação de uma política pública para a produção e o arquivamento da informação nos órgãos públicos. “Não é preciso esperar que esta política comece a nível federal. Podemos implantá-la a nível local, institucional ou até mesmo setorial. O importante, é tê-la!”, afirmou.

Organizado pelo Instituto de Contas — unidade do tribunal catarinense responsável pelas atividades de capacitação dos públicos interno e externo — e coordenado pelo Grupo Bibliocontas, o V Fórum Nacional de Bibliotecários e Arquivistas dos Tribunais de Contas foi realizado até sexta-feira (28/9), no auditório do TCE/SC. Segundo a chefe da Biblioteca Nereu Correa e coordenadora do evento, Valéria Gouvêa Ghanem, o Fórum contou com a participação de representantes de 17 tribunais de contas brasileiros e ainda do Tribunal de Contas do Uruguai, da UFSC, do Ministério Público de Santa Catarina, do Tribunal de Justiça de Santa Catarina e da Prefeitura Municipal de Florianópolis

Fonte: Intranet TCE/CE em 02/10/2012.

O Grupo Bibliocontas é formado por profissionais da informação atantes nos Tribunais de Contas, para discutir questões e relatos de experiências nas áreas de Bibliioteca, Arquivo e Centros de Memória.

TCE implanta nova tecnologia para arquivar processos

Assista a matéria completa transmitida pela TV Verdes
Mares - Bom Dia Ceará

http://globotv.globo.com/tv-verdes-mares/bom-dia-ceara/v/tce-do-ceara-implanta-nova-tecnologia-para-arquivar-projetos/2055307/